Paragraf na spokój, czyli umowa najmu – jak czytać i o czym pamiętać?

Jeśli wynajmujesz pojazd, który ma pracować dla twojej firmy, to oczekujesz jasnych zasad i klarownych warunków, a także rzetelnego podejścia. Niezależnie od tego czy najem ma trwać trzy lata czy trzy miesiące. Taki spokój dają umowy, które przygotowujemy w TRUCK CARE.

W wynajmie pojazdów użytkowych liczą się nie tylko odpowiednio zróżnicowana flota nowoczesnych pojazdów, profesjonalne wsparcie handlowców, priorytet serwisowy w licznych punktach na terenie całego kraju czy też warunki skrojone do potrzeb danego biznesu. Ważne jest też to czy partner twojej firmy, czyli w tym wypadku wynajmujący pojazd, gra fair – razem z Tobą – do jednej bramki. Dobrze świadczy o tym to, jak skonstruowana jest umowa. Jak to ma wyglądać i na co zwrócić uwagę?

Co powinna zawierać rzetelna umowa najmu?

Podstawą jest właściwe określenie wszystkich informacji oraz danych. Mowa tu zarówno o danych stron oraz ich reprezentantów, jak i pojazdu będącego przedmiotem najmu. W największym skrócie można powiedzieć, że umowa powinna uczciwie, czyli bez niedozwolonych klauzul, określać jej cel oraz istotę. W praktyce dokument ma zawierać paragrafy określające:

• Strony umowy
• Przedmiot umowy
• Zakres realizacji usług
• Formę i zasady płatności
• Obowiązki obu stron
• kary wynikające z niewywiązania się stron z określonych zapisów umowy
• Wytyczne dot. zakończenia umowy oraz czas jej obowiązywania
• Ograniczenia i wyłączenia
• Dane kontaktowe i zasady rozwiązywania sporów

Co ważne, zapisy powinny być formułowane w sposób możliwie jak najbardziej prosty, czytelny i zrozumiały, a co za tym idzie bez pola na domysły czy różnorakie interpretacje. Nadmierne komplikowanie dokumentów i stosowanie trudnych do jednoznacznego zrozumienia określeń powinno nam zapalić „lampkę ostrzegawczą”. W TRUCK CARE przygotowywanie umów to proces przeprowadzany przy ścisłej współpracy handlowców, działu prawnego, działu realizacji umów i samego klienta, któremu na każdym etapie służymy informacją oraz wyjaśniamy co i z czego wynika. Jednocześnie wykorzystujemy nasze doświadczenie i wsłuchujemy się w głosy kontrahentów, więc umowy najmu w TRUCK CARE ewoluują zawsze w… dobrą stronę. Podsumowując, naszym celem jest zawieranie kontraktów, które są czytelne i dobrze chronią interesy obu stron.

Na co zwrócić uwagę analizując umowę wynajmu pojazdu?

W pierwszej kolejności warto sprawdzić wszystkie dane. Następnie powinniśmy mieć pewność, że cały dokument jest zrozumiały, a jego postanowienia są jednoznaczne i nie stawiają żadnej ze stron w uprzywilejowanej pozycji. Krótko mówiąc – umowa ma być biznesowo etyczna. Istotne z perspektywy klienta jest „zapamiętanie” tego, co wchodzi w zakres świadczeń, czyli np. serwis opon czy pojazd zastępczy. Nie mniej istotna jest świadomość obowiązków wynikających z umowy i to nie tylko tych najbardziej oczywistych, czyli regularnych, terminowych płatności wynikających z harmonogramu opłat. Mowa tu np. o podstawowych czynnościach obsługowych czy kontrolnych, do których zobowiązany jest użytkownik. Warto także przeanalizować wyłączenia odpowiedzialności i kwestie związane z rozróżnianiem normatywnego i ponadnormatywnego zużycia. W TRUCK CARE wiemy, że samochody użytkowe pracują, więc podchodzimy do tego „życiowo”. Z drugiej jednak strony użytkownik musi być świadomy, że np. uszkodzenia takie, jak wypalone dziury w tapicerce będą skutkowały obciążeniem przy zakończeniu umowy i zwrocie pojazdu. To zrozumiałe, ponieważ takie sytuacje obniżają wartość rynkową danego egzemplarza.

I na koniec, trzeba również sprawdzić czy wszystkie ustalenia z oferty mają swoje właściwe odzwierciedlenie w umowie, którą podpisujemy. W TRUCK CARE zakres oferty jest zapisywany przez handlowców w naszym systemie, a co za tym idzie następnie jest przenoszony do umowy przez dział obsługi umów. To praktycznie eliminuje ryzyko wystąpienia błędów co do zakresu czy warunków wynajmu.

Kluczowy jest też czas, a konkretnie – daty. I ponownie, nie chodzi wyłącznie o terminy regulowania zobowiązań, ale także nieprzekraczanie interwałów serwisowych czy też daty zwrotu.

Kto przeprowadza klienta TRUCK CARE przez proces przygotowania i zawarcia umowy?

Zajmuje się tym nasz handlowiec, choć dużo celniejszym określeniem jest opiekun klienta. Zawarcie umowy najmu to proces, podczas którego pada wiele pytań i tu rolą Opiekuna opiekują jest dostosowanie oferty, zakresu i do potrzeb wynajmującego. Jak wspomniano wcześniej, to handlowiec dba o to, by w ofercie odpowiednio zapisano np. dodatkowe opcje, czyli np. usługi telematyczne, zabezpieczenia, kontrakt serwisowy czy zarządzanie ogumieniem, które przenoszone są na umowę najmu.

Towarzyszymy klientowi nie tylko na etapie podpisywania dokumentów, lecz także przez cały okres ich obowiązywania. Pytania, wątpliwości czy potrzeby zmian w umowie – jesteśmy do dyspozycji i zawsze szukamy optymalnego rozwiązania.

Jakie są możliwości manewru? Co można zmienić w umowie w trakcie jej trwania?

Odbywa się to zawsze poprzez przygotowanie i podpisanie aneksu regulującego zmiany. Możliwe są m.in. wydłużenie okresu, na jaki zawarto kontrakt. Przeprowadzamy też zmiany limitów przebiegu, harmonogramu płatności czy też cesje. Tym czego nie możemy zmienić poprzez aneks jest marka i model pojazdu. W takim wypadku zawsze wiąże się to z rozwiązaniem umowy i zawarciem nowej. Naturalnie jesteśmy przy tym maksymalnie elastyczni.

Co dla nas i dla klienta w procesie życia umowy jest najważniejsze?

Kluczowa jest terminowość realizacji zobowiązań. W przypadku TRUCK CARE oznacza to np. dostarczenie pojazdu zastępczego na czas, jeśli taki w danej sytuacji klientowi przysługuje. Z kolei po stronie klienta – nie ukrywajmy – znaczenie ma kultura finansowa przekładająca się na terminowe płatności, co z kolei wpływa na warunki, jakie możemy zaproponować przy kolejnych wynajmach.

Czy w procesie podpisywania umów szykują się jakieś nowości?

W TRUCK CARE pracujemy nad nowym podziałem umów, który ma ułatwić naszym klientom… życie. Sprowadza się to do rozdzielenia kontraktów na umowę umowę, która określa ogólne warunki i dodatkowe usługi czy opcje, a także uproszczoną, krótszą umowę na wynajem konkretnego pojazdu. Tym samym, jeżeli klient korzysta z 10 pojazdów w wynajmie długoterminowy, ale w sezonie – kiedy ma najwięcej pracy – potrzebuje wzmocnić flotę czterema samochodami, to do każdego z nich wystarczy prosty kontrakt mieszczący się na dwóch, trzech stronach.

Jednocześnie dążymy do tego, by sukcesywnie jak najwięcej elementów procesów związanych z umowami cyfryzować. To z kolei przyspieszy obieg dokumentów, a co za tym idzie realizację usługi. Pracujemy m.in. nad wdrożeniem podpisów elektronicznych, przyspieszeniem weryfikacji i aplikacją do obsługi klienta.

Masz więcej pytań? Zapraszamy do KONTAKTU.